Die Rolle und Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten – DSB

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Inhaltsverzeichnis

Ein Datenschutzbeauftragter im englischen auch Data Protection Officer genannt hat viele spannende Aufgaben. Er berät Unternehmen bei Fragen zum Datenschutz und überwacht deren Einhaltung. Neben umfangreichem rechtlichem Know-Hows benötigt er soziale und praktische Fähigkeiten, um seine Aufgaben effektiv wahrnehmen zu können. In diesem Beitrag geben wir einen Überblick über seine anspruchsvollen Aufgaben zum Datenschutz im Unternehmen.
Die Rolle und Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten - DSB

Ein Datenschutzbeauftragter, auch bekannt als DSB, ist eine wichtige Position, die durch die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) geschaffen wurde. Er ist für die Überwachung der Einhaltung der GDPR-Vorschriften durch ein Unternehmen verantwortlich und berät das Unternehmen in Bezug auf seine Datenschutzverpflichtungen. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Rolle und die Aufgaben des DSB sowie dessen Vorteile.

Die DSGVO verpflichtet alle Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten, einen DSB zu ernennen, es sei denn, sie sind von dieser Verpflichtung befreit. Er muss von den anderen Geschäftsfunktionen des Unternehmens unabhängig sein und über ausreichende Fachkenntnisse verfügen, um seine Aufgabe wahrzunehmen. Darüber hinaus muss der DSB über ein allgemeines Bewusstsein für die Datenschutzverpflichtungen verfügen und in der Lage sein, bei spezifischen Problemen zu beraten. 

Definition und Aufgabenbereiche

Zu den Aufgaben eines DSB gehören die Selbstkontrolle der Einhaltung des Datenschutzes, die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien sowie die Beratung bei spezifischen Problemen. Durch die Selbstüberwachung der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen kann der DSB sicherstellen, dass die Organisation ihren Verpflichtungen aus der DSGVO nachkommt. Die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien hilft ihm Bereiche zu identifizieren, in denen die Organisation nicht konform ist, und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Durch seine Analyse und Beratung bei spezifischen Problemen kann er der Organisation helfen, rechtliche Risiken im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung zu vermeiden oder zu mindern. 

Die Aufgaben eines DSB hängen von der jeweiligen Organisation und ihren besonderen Bedürfnissen ab, umfassen aber in der Regel Folgendes:

  • Sicherstellung der Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften,
  • Entwicklung von Richtlinien und Verfahren zum Schutz personenbezogener Daten,
  • Überwachung der Umsetzung dieser Richtlinien und Verfahren,
  • Beratung der Mitarbeiter in Fragen des Datenschutzes,
  • Untersuchung möglicher Datenschutzverletzungen oder unbefugter Zugriffe auf personenbezogene Daten,
  • Halten Sie sich über Änderungen in der Datenschutzgesetzgebung auf dem Laufenden,
  • Entwicklung und Durchführung von Schulungsprogrammen zum Datenschutz,
  • Durchführung von Risikobewertungen für die Verarbeitungstätigkeiten der Organisation,
  • Erstellung von Berichten an das Management über die Ergebnisse von Sicherheitsüberprüfungen und
  • Als Ansprechpartner für betroffene Personen, Aufsichtsbehörden und andere Interessengruppen zu fungieren.

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Zu den Aufgaben des Datenschutzbeauftragten kann auch die Verwaltung der physischen Sicherheit gehören, einschließlich Zugangskontrollsystemen, CCTV-Kameras und Besucherzugangssystemen. Im Zuge des technologischen Fortschritts und der zunehmenden Digitalisierung von Unternehmen wird die Rolle des DSB in folgenden Bereichen immer wichtiger: Cloud Computing, mobile Anwendungen, intelligente Städte und das Internet der Dinge. Der behördliche Beauftragte sollte auch über bewährte Verfahren der Datensicherheit wie Verschlüsselung, sichere Entwicklungsprozesse und sichere Speicherverfahren Bescheid wissen. Neben diesen technischen Anforderungen umfasst die Rolle des Datenschutzbeauftragten auch die Entwicklung wirksamer Kommunikationsstrategien mit den wichtigsten Interessengruppen, er stellt so  sicher dass alle Mitglieder eines Unternehmens adequat informiert sind.

Aufgabenbereich: Datenschutzvorfälle und Betroffenenanfragen

Was ist ein Datenschutzvorfall?

Datenschutzvorfälle sind der unbefugte Zugriff auf, die Veränderung oder Zerstörung von personenbezogenen Daten. Sie können durch böswillige Akteure (z. B. Hacker) oder durch versehentliche Fehler, z. B. durch falsch konfigurierte Systeme, verursacht werden.

Was ist eine Betroffenenanfrage?

Eine Anfrage einer betroffenen Person ist ein Ersuchen einer Person an ein Unternehmen um Informationen über die personenbezogenen Daten, die über sie gesammelt und gespeichert wurden. Dazu gehören Anträge auf Bestätigung, ob das Unternehmen sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet, Anträge auf Zugang zu ihren personenbezogenen Daten oder Anträge auf Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten. Dazu gehören auch ersuchen um Informationen über die Sicherheitsmaßnahmen, die zum Schutz ihrer personenbezogenen Daten eingesetzt werden. Die Unternehmen müssen solche Anfragen innerhalb eines Monats beantworten und sollten darauf vorbereitet sein, alle Fragen der betroffenen Person über die Verarbeitung ihrer Daten zu beantworten. Das Unternehmen ist außerdem verpflichtet, die betroffene Person über alle Risiken zu informieren, die mit der Verarbeitung ihrer Daten verbunden sind, da sowie alle Rechte, die sie in Bezug auf die Datenverarbeitung haben könnten.

Der Datenschutzbeauftragte ist für folgendes verantwortlich:

  • Einrichtung von Verfahren für die Meldung und Behandlung von Datenschutzvorfällen
  • Sicherstellung, dass ein geeignetes System zur Speicherung personenbezogener Daten vorhanden ist
  • Prüfung der Datenverarbeitungsaktivitäten des Unternehmens, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten
  • Beantwortung von Anfragen betroffener Personen innerhalb eines Monats
  • Bearbeitung von Beschwerden von betroffenen Personen
  • Adv Unterrichtung des Unternehmens über die Rechte und Pflichten im Bereich des Datenschutzes
  • Detaillierte Aufzeichnungen über alle Datenverarbeitungsaktivitäten zu führen.

Der Datenschutzbeauftragte ist auch dafür verantwortlich, dass das Unternehmen über ausreichende technische und organisatorische Maßnahmen verfügt, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere Verschlüsselungs- und Pseudonymisierung-Technologien sowie andere geeignete Maßnahmen wie Zugangskontrollsysteme oder Firewalls. Der Datenschutzbeauftragte muss die Einhaltung dieser Maßnahmen auch überwachen auf fortlaufende Basis.

Der Datenschutzbeauftragte ist auch für die Schulung der Mitarbeiter und die Sensibilisierung für die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbundenen Risiken zuständig. Der DSB sollte auch als Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörden im Falle von Anfragen oder Kontrollen fungieren. Darüber hinaus muss der er dafür sorgen, dass alle Unterlagen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dem neuesten Stand gehalten werden und leicht zugänglich sind. Schließlich muss er sicherstellen, dass alle Änderungen der Datenverarbeitungsverfahren des Unternehmens im Einklang mit den geltenden rechtlichen Anforderungen umgesetzt werden. Dazu gehört insbesondere, dass er die Mitarbeiter über Änderungen informiert und gegebenenfalls die zuständige Aufsichtsbehörde benachrichtigt.

Aufgabenbereich: Richtlinienerstellung

Der Datenschutzbeauftragte ist für die Beratung bei der Abfassung von Rechtsdokumenten im Zusammenhang mit dem Datenschutz zuständig. So kann er oder sie z.B. Ratschläge erteilen, wie Unternehmen mit ihrer privaten Internetnutzung und ihren E-Mail-Konten umgehen sollten – ob es sich dabei um interne Richtlinien/Vorschriften handelt, wie z.B. eine Vereinbarung darüber, welche Art von Ausrüstung jemand benötigt, wenn er von zu Hause ausarbeitet, oder um externe Erwartungen, die vom Gesetz vorgegeben werden (E-Mail-Korrespondenz muss bestimmte Schlüsselwörter enthalten), usw.

Die Erfüllung der Verpflichtungen, die sich aus der Gesetzgebung der Europäischen Union zum Schutz persönlicher Daten ergeben, kann erst dann erfolgen, wenn alle entsprechenden Schritte unternommen wurden, z. B. durch die Erstellung eines Schutzdokuments, in dem alle damit zusammenhängenden Details aufgeführt sind

Aufgabenbereich: Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten

Dieser Aufgabenbereich umfasst alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten:

  • Art der Verarbeitung personenbezogener Daten,
  • Zwecke, für die die Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden,
  • Die Kategorien der von der Verarbeitung betroffenen Personen,
  • Alle Drittparteien oder Empfänger der personenbezogenen Daten,
  • Besondere Risiken, die mit jeder Tätigkeit verbunden sind,
  • Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Abschwächung dieser Risiken,
  • Maßnahmen, die zur Wahrung der Datenrechte getroffen werden,
  • Bestehende oder geplante Übermittlungen personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR.

Der für die Verarbeitung Verantwortliche, oftmals der DSB, ist dafür zuständig, dass alle Tätigkeiten ordnungsgemäß, genau und umfassend in das Verzeichnis eingetragen werden. Die Website des Verantwortlichen muss auch regelmäßig auf neue Verarbeitungstätigkeiten überprüft werden. Darüber hinaus sollten für die Verarbeitung der DSB und die Auftragsverarbeiter ihr Register auf dem neuesten Stand halten, wenn sich die Art und Weise der Verarbeitung personenbezogener Daten ändert. Stellt ein für die Verantwortlicher eine Ungenauigkeit oder Unvollständigkeit in seinem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten fest, muss er unverzüglich Korrekturmaßnahmen ergreifen.

Der Zweck dieser Aufgabe soll sicherstellen, dass die für die Verarbeitung Verantwortlichen und die Auftragsverarbeiter über alle von ihnen durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten informiert sind und dass geeignete Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen ergriffen werden. Er dient auch als nützliches Instrument zur Bewertung potenzieller Risiken im Zusammenhang mit Verarbeitungstätigkeiten und ermöglicht es den für die Verarbeitung Verantwortlichen und den Auftragsverarbeitern, proaktive Schritte zum Schutz der Sicherheit und Integrität personenbezogener Daten zu unternehmen.

Aufgabenbereich: Datenschutzrechtliche Mitarbeiterschulungen

Ziel der Mitarbeiterschulung zum Datenschutzrecht ist es, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sich ihrer Verantwortung und ihrer Pflichten im Rahmen der geltenden Gesetze und Vorschriften bewusst sind. Die Schulung sollte Themen abdecken wie

  • Grundsätze des Datenschutzes,
  • Maßnahmen zur Datensicherheit,
  • Rechte und Pflichten der betroffenen Personen,
  • unzulässige Verwendungen von personenbezogenen Daten,
  • Regeln für die Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten.

Die Schulung sollte auch praktische Beispiele enthalten, die die Anwendung der Gesetze im Alltag veranschaulichen. Es muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter ihre Rolle und Verantwortung für den Schutz personenbezogener Daten und die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften verstehen. Die Schulung sollte auch auf die Folgen der Nichteinhaltung von Datenschutzbestimmungen eingehen.

Darüber hinaus sollte den Mitarbeitern bewusst gemacht werden, wie wichtig es ist, sich an die Datenschutzpolitik und -verfahren ihres Unternehmens zu halten. Sie sollten verstehen, wie diese Verfahren in der Praxis umgesetzt werden und welche potenziellen Risiken bestehen, wenn sie sie nicht einhalten. Schließlich sollten die Mitarbeiter das Konzept der Rechenschaftspflicht und seine Bedeutung für den Datenschutz verstehen. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter ihre individuelle Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzgesetze und -verfahren im Bezug zum Unternehmen verstehen.

Die Schulungen sollten in regelmäßigen Abständen sowie bei der Einführung neuer Vorschriften oder Technologien durchgeführt werden. Die Qualität der Mitarbeiterschulung wirkt sich auf die Effektivität des Datenschutzes in einem Unternehmen aus. Daher ist es wichtig, dass die Schulungen so umfassend und aktuell wie möglich sind. Die Schulungen sollten auf die einzelnen Aufgaben der Mitarbeiter und die Datenschutzziele des Unternehmens zugeschnitten sein, um eine maximale Wirksamkeit zu gewährleisten.

Außerdem ist es wichtig, dass die Mitarbeiter während der Schulungen ein angemessenes Feedback zu ihren Leistungen erhalten.

Aufgabenbereich: Datenschutz-Folgenabschätzung

Der DSB muss den Zweck der Verarbeitung und die damit verbundenen Risiken abdecken, einschließlich:

  • Die Arten von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden sollen,
  • Die Art und Weise, wie diese Verarbeitung voraussichtlich ablaufen wird,
  • Die Maßnahmen, die getroffen werden, um die betroffenen Personen vor Schaden zu bewahren,
  • Eine Bewertung, ob zusätzliche Garantien erforderlich sind und
  • Die Auswirkungen der Verarbeitung auf die betroffenen Personen, einschließlich aller negativen oder nicht vorhersehbaren Folgen.

Er prüft und bewertet auch die Bedingungen, unter denen die betroffenen Personen ihre Einwilligung zu bestimmten Formen der Datenverarbeitung geben können. Darüber hinaus ist es wichtig, dass er/sie überprüft, ob alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass die Verarbeitung im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften erfolgt

Schließlich muss der Datenschutzbeauftragte sicherstellen, dass alle mit der Datenverarbeitung verbundenen Risiken ordnungsgemäß gesteuert und dokumentiert werden. Dabei ist auch zu prüfen, ob es angemessen wäre, den Betroffenen Zugang zu ihren personenbezogenen Daten oder ein Recht auf Berichtigung zu gewähren.

Aufgabenbereich: Abstimmung mit dem Betriebsrat

Der DSB arbeitet eng mit dem Betriebsrat zusammen, insbesondere dort, wo sich Aufgaben überschneiden. Er muss sich mit dem Betriebsrat über alle Änderungen der internen Prozesse und Verfahren im Zusammenhang mit dem Datenschutz beraten. Dabei geht es vor allem um Zugangskontrolle, Aufbewahrungsfristen und Speichersicherheit sowie um die Umsetzung technischer Lösungen.

Außerdem ist er verantwortlich für die Sicherstellung, dass der Betriebsrat über alle gesetzlichen Änderungen im Bereich des Datenschutzes auf dem Laufenden gehalten wird. Dazu kann auch gehören, dass der Betriebsrat über neue rechtliche Anforderungen in Bezug auf die Datenerhebung und -verarbeitung sowie über damit verbundene Sicherheitsmaßnahmen informiert wird, die gegebenenfalls erforderlich sind.

Die letzte Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzgesetze liegt jedoch beim Arbeitgeber; es ist wichtig zu beachten, dass der DSB nur beratend tätig ist und keine Entscheidungen treffen kann. Daher sollte er sich stets mit dem Betriebsrat und anderen Beteiligten beraten, um sicherzustellen, dass Änderungen rechtzeitig umgesetzt werden.

Aufgabenbereich: Unterstützung bei Mitarbeiterkontrollen

Die Mitarbeiter sollten im Voraus über geplante Kontrollen informiert werden. Auf diese Weise können sie ihre Rechte und Pflichten sowie den Umfang der Zuständigkeit des DSB kennen lernen. Werden die Arbeitnehmer nicht konsultiert, können sie sich wehren oder sogar verhindern, dass der Arbeitgeber die erforderlichen Kontrollen durchführt.

Der Datenschutzbeauftragte muss sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ihre Rechte zu kennen. Sie müssen auch sicherstellen, dass der Arbeitgeber nur rechtlich zulässige Methoden zur Durchführung von Arbeitnehmerkontrollen anwendet.

Der DSB sollte auch für die Kontrolle der Mitarbeiterdaten und deren sichere Aufbewahrung verantwortlich sein. Er sollte dafür sorgen, dass keine personenbezogenen Daten ohne die Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter weitergegeben werden. An der Überprüfung und Einführung neuer Systeme oder Verfahren, die Mitarbeiterdaten betreffen, wird er maßgeblich beteiligt. Dazu gehört auch, dass er sicherstellt, dass solche Änderungen mit den aktuellen Datenschutz-Gesetzen vereinbar sind. Auf diese Weise kann er dazu beitragen, sowohl die Mitarbeiter als auch ihren Arbeitgeber vor rechtlichen Konsequenzen zu schützen.

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Dr. Michael Gorski
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